Création d’une Structure de Pilotage de Projet

Une définition précise et acceptée du rôle de chacun est nécessaire. Le 5S-ToolKit contient une proposition détaillée du rôle de chacune des parties prenantes du projet (Comité de Pilotage, Responsable de Projet, Pilote du Groupe de travail, Membre du Groupe de travail)

Par exemple, ci-dessous un extrait du rôle du Comité de Pilotage

• Donner au groupe de travail une vision claire de l’objectif
• Suivre l’avancement du Groupe et aider à l’élimination des points bloquants
• Donner au groupe les moyens de réaliser les propositions d’amélioration acceptées
• Assurer un suivi hebdomadaire du plan d’action avec le Responsable de Projet
• S’assurer du bon fonctionnement des groupes (indicateurs de participation)
• Montrer la cohérence avec les autres actions de progrès de l’entreprise
• Etre exemplaire en s’efforçant d’appliquer pour soi-même les principes énoncés
• Réunir les bases de la généralisation

Remarque 1 :
Si le Dirigeant souhaite développer la participation et mobiliser l’intelligence de tous, la démarche 5S est le moment idéal pour mettre en place un système de recueil d’Idées d’Amélioration.
En effet, lors des 5 Etapes, des problèmes techniques et d’organisation vont surgir ou resurgir et il faut encourager la recherche et la mise en place de solutions simples par les opérationnels.
Un système bien géré d’idées peut permettre de collecter, de mettre en place rapidement les idées retenues, de suivre et de communiquer sur les réalisations.
Une telle approche permet de renforcer la dynamique de changement d’habitudes et d’instaurer un état d’esprit de recherche du progrès continu.

Remarque 2 :
Un point régulier doit être fait régulièrement avec le Groupe de Travail (idéalement 1 fois/semaine ). Ce rendez-vous doit être bien préparé et ne durer qu’une demi-heure.
Il permettra de faire un bilan, de traiter les « points durs » et de faire un état d’avancement du plan d’actions avec le choix des priorités pour la semaine suivante.