Comportements et 5S

Jean-Paul Fossat  Consultant AL-Consulting

Histoire de photocopieuse.

Les innovations techniques sont formidables et les tâches administratives utilisent des équipements qui cumulent de nombreuses fonctions.

Ainsi la photocopieuse, cet équipement qui était parfois un peu à l’écart dans un emplacement exigu, pouvait être un peu ignorée. Les tracas des utilisateurs confrontés à des aléas de fonctionnement, à des manques de papier ou d’encre ne concernaient fréquemment que peu de monde.

Aujourd’hui la photocopieuse est aussi une imprimante reliée au réseau informatique et un télécopieur. Ce centre d’édition voit converger vers lui les informations nécessaires à l’impression de documents issus de sources bien différentes.

Alors que les documents imprimés, photocopiés finissent dans un ou deux réceptacles de la machine. Les destinataires et les lanceurs d’impression ne sont pas toujours à proximité. Pendant ce temps d’autres personnes font des photocopies qui se déversent dans les mêmes réceptacles.

Qui ne s’est pas retrouvé avec des documents qui ne le concernaient pas ?

Dans ce cas ou les poser ? A qui les faire suivre sans perte de temps ? Une bonne partie finira dans la poubelle et sera imprimée ou faxée deux fois.

Imaginons et examinons quelques suites possibles à notre petite histoire.

Première possibilité : ne rien faire. Car finalement il ne s’agit que de la photocopieuse et franchement nous avons d’autres priorités et d’autres chats à fouetter avant de pouvoir consacrer du temps à ce problème. 
Remarquons que sur 10 utilisateurs quotidiens la perte de temps est facilement de 5 minutes soit environ une heure de travail par jour. De plus le risque de perdre un document important comme le fax d’un client ou des informations confidentielles est loin d’être nul.

Seconde possibilité : la note de service

La première était passée inaperçue le ruban adhésif jauni et racorni sont les patines de ces documents à l’efficacité éphémère.
La dernière utilise de plus gros caractères. Plus autoritaire : elle exhorte tout le monde et personne à l’ordre et au rangement sans vraiment expliquer comment.

Enseignements :

Travailler ensemble nécessite quelques actions qui répondent à des règles simples et appliquées pour faciliter la vie de tous.

Arriver à cela demande des initiatives d’amélioration. L’ordre et l’efficacité ne naissent pas spontanément.

Plus les problèmes sont triviaux et à la portée de tous, moins légitime semble l’autorité qui s’exerce.

Comment élargir l’autonomie en encourageant les initiatives afin de développer l’efficacité des tâches les plus banales ? Voilà un problème. Une des solutions : les 5S.

Les étapes de la démarche en accéléré

Préparation

  1. Une photocopieuse = une zone.
  2. Un petit groupe d’utilisateurs de la photocopieuse = les responsables de la zone

Actions dans la zone photocopieuse

    1. Elimination des objets inutiles (certains documents imprimés depuis 1 mois n’ont pas trouvé de propriétaire)
    2. Définition de zones de mise à disposition des documents et choix des accessoires de rangement (chacun va s’y retrouver)
    3. Nettoyage et inspection en fin de semaine (pour déterminer l’origine des documents résiduels)
    4. Utilisation du management visuel (dont photo commentée de la situation standard) pour la mise en évidence des bonnes pratiques à suivre (utile pour guider ceux qui viennent peu souvent dans cette zone).
    5. Respecter la nouvelle organisation sera facile (les bonnes pratiques à suivre, maintenant claires, ayant été définies par les principaux utilisateurs).

Conclusion :

La rigueur et le respect ne sont pas des comportements spontanés. Ils ne se décrètent pas.
Comment les favoriser ? ou mieux comment les systématiser ?
Une méthode existe, elle permet de démultiplier ces comportements.
La méthode 5S est simple et efficace.

Il n’est pas vraiment compliqué de la transposer dans divers environnements.
Les 5S sont bien un outil de délégation de la mise sous contrôle du territoire de chacun comme le poste de travail mais aussi des zones communes comme la photocopieuse.

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